Uit de business Napa van dagblad Amigoe 12 mei 2010.

Kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking

Door Theo Reichgelt, EDP

Het verwerken van inkoopfacturen is voor veel organisaties een tijdrovende en gecompliceerde aangelegenheid. Niet in de laatste plaats omdat het papierstromen betreft. In de meeste gevallen komen facturen per post binnen en gaan ze voor akkoord de organisatie in. De vraag is wie daar zicht op houdt en hoe. Facturen blijven vaak lang liggen op verschillende locaties en zijn moeilijk traceerbaar. Het gevolg daarvan zijn lange verwerkingstijden, onvoldoende grip op de factuurverwerking, weinig inzicht in financiële verplichtingen en veel benodigde tijd voor het afhandelen van vragen of problemen. Kort gezegd is er sprake van onnodig hoge verwerkingskosten van facturen.

Automated Invoice Processing

Geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking, ook wel Automated Invoice Processing genoemd, zorgt voor een enorme kostenbesparing op dit proces. Het systeem ondersteund het totale proces vanaf binnenkomst tot en met het archiveren, inboeken en betalen van de inkoopfactuur. Door het automatiseren van dit proces wordt er een aanzienlijke kostenbesparing gerealiseerd. Doordat er met het handmatige proces veel kosten gemoeid zijn wordt de benodigde investering in software vaak al binnen een jaar terugverdiend.

Het proces

Bij geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking begint het proces bij het digitaliseren van de binnengekomen facturen. Bij het scannen wordt gebruikgemaakt van tekstherkenningstechnieken (OCR) voor het automatisch herkennen en opslaan van de factuurgegevens. Deze factuurgegevens (bedragen, omschrijvingsregels, datum, leverancier etc.) worden bij het document opgeslagen. De factuur wordt vervolgens op basis van vooraf ingestelde procesregels doorgestuurd naar een of meerdere behandelaars, deze ontvangen desgewenst een e-mail notificatie van hun taak. De behandelaars krijgen naast de factuur ook de factuurgegevens op hun scherm te zien welke zij kunnen controleren en aanvullen. Hier kan bijvoorbeeld direct op kostenplaats worden geboekt. Ook kunnen er automatisch controles worden uitgevoerd door het systeem, bijvoorbeeld door de bedragen te matchen met de inkooporder en eventuele verschillen te signaleren. Nadat de factuur is afgehandeld worden deze gegevens doorgegeven aan het financiële systeem en automatisch ingeboekt.

De electronische factuur kan, in tegenstelling tot de papieren factuur, doorgestuurd worden naar meerdere behandelaars tegelijk wat voor een aanzienlijke versnelling van het verwerkingsproces kan zorgen. Daarnaast wordt in de procesregels vastgelegd welke personen of afdelingen, in welke volgorder de factuur moeten ontvangen, bijvoorbeeld ter goedkeuring, ter behandeling of ter informatie.

Direct na het digitaliseren wordt de factuur ook gearchiveerd in het opdrachtdossier. In dit dossier bevinden zich alle relevante documenten die betrekking hebben op de factuur. Daardoor kan de factuur sneller worden beoordeeld omdat er niet gezocht hoeft te worden naar bijvoorbeeld de offerte of inkooporder. Daarnaast kan worden ingesteld binnen welke termijn een factuur afgehandeld dient te worden en wordt dit door het systeem bewaakt en gesignaleerd.

Doordat het proces digitaal wordt uitgevoerd en alle informatie centraal wordt opgeslagen is het proces ook inzichtelijk en kan het management altijd inzien in welke status van het proces een factuur zich bevind. Dit vergt geen lange zoektocht meer langs diverse medewerkers zoals bij papieren verwerking veelal het geval is.

Compliance, wet- en regelgeving

Door de invoering van een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem worden processen beheersbaar en inzichtelijk gemaakt. Dit betekent dat de uitkomst voorspelbaar wordt en tevens gevalideerd kan worden. Dit zijn belangrijke grondbeginselen om aan compliancy regelgeving te voldoen. Tevens kan de organisatie voldoen aan de geldende wetten voor archivering. Dit houdt onder andere in dat het papieren archief voor een groot deel kan komen te vervallen. Digitale documenten worden in het vereiste PDF-A formaat opgeslagen en de bewaartermijnen worden door het systeem bewaakt en uitgevoerd.

Kosten van factuurverwerking

Uit onderzoek is gebleken dat de kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur een organisatie gemiddeld 20 à 25 gulden kost. Het grootste deel van deze kosten komt voort uit het coderen, matchen, goedkeuren en inboeken van de factuur welke allemaal ongeveer 20% van het verwerkingsproces in beslag nemen. Doordat bijna al deze taken worden geautomatiseerd vind er een enorme kostenbesparing plaats op dit proces. De praktijk wijst uit dat de investering in software en implementatie veelal binnen een jaar wordt terugverdiend.

Over de auteur
Theo Reichgelt is Electronic Document Professional (EDP) en consultant bij Host Access Solutions Caribbean. Hij heeft veel ervaring in de automatisering van document processen bij bedrijven in Europa en het Caribisch gebied. Reacties op dit artikel zijn welkom op theo@hostaccess.an.