Voor de mensen die naar Curacao gaan of willen emigreren zijn er inmiddels genoeg andere webloggers die schrijven over hun leven op Curacao en welk leuk baaitje ze nou weer ontdekt hebben. Vergeet ook meetcuracao.com niet, vol met leuke verhalen en achtergronden over Curacao, een site waar ik mijn bijdrage aan zal blijven leveren voorlopig.

Ik wil alle vaste lezers bedanken voor de vele bezoeken, de statistieken waren mooi de afgelopen jaren, net als de reacties en nieuwe contacten die de site ons heeft gebracht in het verleden. Contact houden we via Facebook of Hyves en natuurlijk is iedereen welkom in onze appartementen op Grote Berg!

Masha danki, te awero!

Het ging niet vanzelf (ook al lijken mensen dat weleens te denken) maar we wonen nu in ons droomhuis, hebben allebei het werk waar we gelukkig mee zijn en een hele leuke groep vrienden om ons heen. Een vriendenkring die zich ook steeds uit blijft breiden met nieuwe mensen (en nieuwe zwembaden waardoor ook het aantal poolparty’s in rap tempo stijgt)!

Na 3 jaar ben je ook gewend aan de slecht functionerende diensten zoals het internet op het eiland (hoewel we nog steeds op verbetering hopen). De onbeschofte klantenservice van veel bedrijven, de lange wachtrijen en mensen die hun afspraken niet nakomen. Over de kinderachtige politiek nog maar te zwijgen en sommige Nederlanders die zichzelf fantastisch goed vinden en hier wel even komen vertellen hoe het moet… Het hoort allemaal bij Curaçao en heeft ook een bepaalde charme moet ik zeggen.

Na 3 jaar weet je ook de bijzondere en vaak eenvoudige dingen enorm te waarderen. Lekker BBQ-en op een verlaten droombaaitje met alleen je vrienden om je heen, een beetje dobberen in ons zwembad op een zondagmiddag, uit eten op plekjes waar de meeste toeristen geen kennis van hebben en natuurlijk de gezellige poolparty’s in ons zwembad. Genieten ook van de reizen die we maken, voor werk een week naar Belize, vakantie naar Florida, familie bezoeken in Nederland, geweldig dat we het allemaal kunnen doen en de charme van het wonen in de Caribbean!

Wij gaan dus op naar de volgende 3 jaar op Curaçao, wordt vervolgd!

Augustus en september zijn hier de warmste maanden. Hoewel het met de temperatuur wel meevalt, gemiddeld zo’n 35/36 graden overdag, is het vooral de wind die het laat afweten. Daardoor is het erg warm en zijn de airco en de fan onze grootste vriend in deze periode!

De afwezige wind wordt veroorzaakt door het orkaanseizoen. Hoewel we hier niet direct last van orkanen hebben trekt de wind weg als er een tropical wave of in het ergste geval een orkaan in de buurt is. In combinatie met de “zomerse temperaturen” wordt het dan drukkend warm. Niet erg als je op vakantie bent maar als je hier woont is het minder, al pak je maar een schroevendraaier op dan breekt het zweet je al uit.

Maar klagen doen we niet hoor! ‘s Avonds even lekker het zwembad in om af te koelen en lekker in de airco slapen dan is het nog wel te doen. Met de gebrekkige stroomvoorziening op het eiland zitten sommige wijken ‘s nachts nog weleens zonder stroom, dan is het pas echt afzien! Gelukkig hebben wij daar nooit last van op Grote Berg. Daarnaast hebben we altijd wel een klein beetje wind door de ligging van de wijk en ons huis wat ook wel weer aangenaam is. Een prima plekje dus hier! Ondertussen kijken wij weer uit naar januari, de mooiste tijd van het jaar…

De reden van de vervroegde verkiezingen is het feit dat de nieuwe staatsregeling, noodzakelijke voorwaarde voor het nieuwe land Curacao, niet voldoende steun kreeg in de eilandsraad en deze zich daarop heeft ontbonden. We gaan nu dus op zo kort mogelijke termijn een nieuwe eilandsraad kiezen die deze staatsregeling er dan vervolgens wel even doorheen duwt zodat 10-10-10 doorgang kan vinden, althans zo lijkt het plan.

In alle wijsheid heeft men ook besloten dat de dure stemcomputers niet meer gebruikt worden en nog maar eens 500.000 gulden extra uitgetrokken om terug te gaan naar de stone-age en stembussen, formulieren en rode potloden aan te schaffen. Alsof daar niet mee te frauderen valt, of … ? Wat men met die 500.000 gulden allemaal aan noodzakelijk kwaad voor de bevolking had kunnen doen laten we maar even buiten beschouwing hier.

Op wie we moeten gaan stemmen is ook nog erg onduidelijk. Veel mensen lijken genoeg te hebben van de huidige partijen maar er zijn ook geen serieuze (lees betrouwbare) alternatieven. Of er dus iets gaat veranderen door de verkiezingen? Ik betwijfel het, wordt vervolgd!

Curacao kleurt oranje en alle wedstrijden worden in cafe’s en strandtenten op grote schermen gevolgd. Auto’s rijden rond met oranje vlaggetjes en overwinningen worden uitbundig gevierd.

Zo hebben wij het bereiken van de finale gisteravond bij Mambo Beach gevierd tijdens een erg geslaagde oranje party. Ik weet bijna zeker dat we het zondag nog eens ruimschoots overdoen wanneer we de Spanjaarden hebben verslagen!

Door Meet Curaçao, wat een deel van de inhoud verzorgd, werd ik uitgenodigd een artikel te schrijven voor dit magazine. Leuk om een keer aan mee te werken, het resultaat “Curaçao in concert” vind je in magazine nummer 3 op bladzijde 12.

Ook de website is inmiddels in de lucht via www.dierenoppascuracao.nl.

Na de start in februari heeft ze erg veel leuke en enthousiaste reacties ontvangen en na een aantal eerste tevreden klanten weten mensen haar nu al te vinden en heeft ze zelfs haar eerste terugkerende klanten. Super natuurlijk dat het idee wat we hadden erg blijkt aan te slaan en Suus lekker aan het werk is voor haar eigen bedrijfje! Ook Facebook helpt een handje mee in de bekendheid, wordt dus ook fan en help ons verder op weg. Masha danki!

Een logische stap zou zijn om net als op de BES eilanden de Amerikaanse dollar als enig betaalmiddel in te voeren, maar Curacao zou Curacao niet zijn als er niet voor de minst logische weg, en de weg met de meeste weerstand, zou worden gekozen.

Als we de media moeten geloven heeft het eilandsbestuur inmiddels besloten een compleet nieuwe munt te gaan ontwikkelen als vervanging van de gulden. Samen met het Nederlandse deel van St. Maarten moet er dan een centrale bank en nieuwe munt komen. Stel je eens voor, een mini eilandje ergens in de Caribische zee met grote schulden en geen geld voor goede scholen, gezondheidszorg, fatsoenlijke wegen en een normale financiele huishouding. Zo’n eilandje heeft wel geld om miljoenen uit te geven aan de ontwikkeling van een eigen munt want ja, zo trots zijn we dan weer wel.

Dit terwijl de centrale bank (de mensen die verstand hebben van dit soort zaken) vorig jaar al meerdere keren heeft geadviseerd de dollar in te voeren als betaalmiddel en een eigen munt toch vooral te vergeten. Immers de dollar is al een geldig betaalmiddel en heeft een vaste wisselkoers met de gulden dus makkelijker kan het niet. Daar komt nog bij dat nagenoeg ieder (ei)land in het Caribische gebied de dollar als betaalmiddel hanteert, een uitgelezen kans voor Curacao om zich hierbij aan te sluiten. Ieder weldenkend mens begrijpt dat maar de bestuurders op Curacao en St. Maarten zijn er nog niet uit, of wel, het is nog een beetje een vraagteken. Feit is wel dat de BES eilanden per 1 januari 2011 overgaan op de dollar en de gulden dus achter zich laten.

Het bestuurscollege van Curacao heeft al aangegeven dat deze eigen munt zeker niet op 10-10-10 klaar zal zijn en ook niet op 1-1-2011. Men moet nog beginnen met de ontwikkeling er van dus dat kan nog wel jaren gaan duren. Net zoals de vermeende overgang naar een zelfstandig land Curacao zal er ook qua munteenheid voorlopig dus nog wel niets veranderen…

Maar ik ga het goedmaken, hier een aantal opvallende gebeurtenissen van de afgelopen weken op ons Caribische eilandje.

De Isla raffinaderij heeft vanaf maart platgelegen waardoor we een mooie schone lucht hadden op het eiland, dan valt het pas op hoe vervuilende het ding is. Helaas zijn ze weer aan het opstarten en is de vervuiling weer in volle gang. Vandaag werden ook de eerste meetresultaten bekend van het nieuwe meetstation waaruit bleek dat de overschrijding van de milieunorm, waarvan de rechter heeft bepaald dat die hooguit 1 keer per jaar mag plaatsvinden, in de eerste 2 maanden van dit jaar maarliefst 12(!) keer heeft plaatsgevonden. Grote vraag is nu hoe ze zich hier weer uit gaan draaien en welke reden het bestuurscollege nu weer bedenkt om niet in te hoeven grijpen. Het is een hele grote en schandalige soap waar vooral de armere bevolking onder de rook van de Isla al jaren de dupe van is en voorlopig ook nog wel zal blijven ben ik bang. Hulde overigens voor stichting SMOG die er voor heeft gezorgd dat er de afgelopen tijd goede vooruitgang is geboekt in het proces om de vervuiling een halt toe te roepen.

Dat sommige Curacaoenaars last hebben van grootheidswaanzin bleek dit weekend bij de technologiebeurs EFEX. Een paar IT bedrijven, printer leveranciers, een electronica handelaar en de wegenwacht (ja echt, technologiebeurs?) stonden op deze groot aangekondigde consumentenbeurs met business to business dag zonder bezoekers. Inderdaad, er waren nauwelijks bezoekers, het eiland is nu eenmaal te klein voor zo’n beurs en met de hoge stand prijzen zijn er weinig ondernemers die hun marketingguldens daar aan uit gaan geven. Als consument moet je ook nog eens 7,50 gulden entree betalen en het enige noemenswaardige wat je te zien krijgt is een Sony 3d TV die ze je in de winkel ook wel gratis willen laten zien. Nou ja, we kunnen wel zeggen dat we een technologiebeurs op het eiland hebben…

Dan nog een stukje overheid oubolligheid tot slot. De vreemdelingendienst kondigt in een advertentie in de krant haar nieuwe telefoonnummer aan. “Ter verbetering van de communicatie met zijn klanten bericht de vreemdelingendienst Curacao dat zijn telefoonnummer gewijzigd is”. Buiten het slechte Nederlands en de arrogante klantonvriendelijke advertentie vraag ik mij af waarom de dienstverlening opeens beter is met dit nieuwe telefoonnummer? Misschien is het nummer makkelijkere te onthouden? De logica ontgaat me. Ze sluiten vervolgens af: “Gelieve hiervan goede nota te nemen”, nou bij deze! Was getekend de vreemdelingendienst Curacao anno 2010.

Uit de business Napa van dagblad Amigoe 12 mei 2010.

Kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking

Door Theo Reichgelt, EDP

Het verwerken van inkoopfacturen is voor veel organisaties een tijdrovende en gecompliceerde aangelegenheid. Niet in de laatste plaats omdat het papierstromen betreft. In de meeste gevallen komen facturen per post binnen en gaan ze voor akkoord de organisatie in. De vraag is wie daar zicht op houdt en hoe. Facturen blijven vaak lang liggen op verschillende locaties en zijn moeilijk traceerbaar. Het gevolg daarvan zijn lange verwerkingstijden, onvoldoende grip op de factuurverwerking, weinig inzicht in financiële verplichtingen en veel benodigde tijd voor het afhandelen van vragen of problemen. Kort gezegd is er sprake van onnodig hoge verwerkingskosten van facturen.

Automated Invoice Processing

Geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking, ook wel Automated Invoice Processing genoemd, zorgt voor een enorme kostenbesparing op dit proces. Het systeem ondersteund het totale proces vanaf binnenkomst tot en met het archiveren, inboeken en betalen van de inkoopfactuur. Door het automatiseren van dit proces wordt er een aanzienlijke kostenbesparing gerealiseerd. Doordat er met het handmatige proces veel kosten gemoeid zijn wordt de benodigde investering in software vaak al binnen een jaar terugverdiend.

Het proces

Bij geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking begint het proces bij het digitaliseren van de binnengekomen facturen. Bij het scannen wordt gebruikgemaakt van tekstherkenningstechnieken (OCR) voor het automatisch herkennen en opslaan van de factuurgegevens. Deze factuurgegevens (bedragen, omschrijvingsregels, datum, leverancier etc.) worden bij het document opgeslagen. De factuur wordt vervolgens op basis van vooraf ingestelde procesregels doorgestuurd naar een of meerdere behandelaars, deze ontvangen desgewenst een e-mail notificatie van hun taak. De behandelaars krijgen naast de factuur ook de factuurgegevens op hun scherm te zien welke zij kunnen controleren en aanvullen. Hier kan bijvoorbeeld direct op kostenplaats worden geboekt. Ook kunnen er automatisch controles worden uitgevoerd door het systeem, bijvoorbeeld door de bedragen te matchen met de inkooporder en eventuele verschillen te signaleren. Nadat de factuur is afgehandeld worden deze gegevens doorgegeven aan het financiële systeem en automatisch ingeboekt.

De electronische factuur kan, in tegenstelling tot de papieren factuur, doorgestuurd worden naar meerdere behandelaars tegelijk wat voor een aanzienlijke versnelling van het verwerkingsproces kan zorgen. Daarnaast wordt in de procesregels vastgelegd welke personen of afdelingen, in welke volgorder de factuur moeten ontvangen, bijvoorbeeld ter goedkeuring, ter behandeling of ter informatie.

Direct na het digitaliseren wordt de factuur ook gearchiveerd in het opdrachtdossier. In dit dossier bevinden zich alle relevante documenten die betrekking hebben op de factuur. Daardoor kan de factuur sneller worden beoordeeld omdat er niet gezocht hoeft te worden naar bijvoorbeeld de offerte of inkooporder. Daarnaast kan worden ingesteld binnen welke termijn een factuur afgehandeld dient te worden en wordt dit door het systeem bewaakt en gesignaleerd.

Doordat het proces digitaal wordt uitgevoerd en alle informatie centraal wordt opgeslagen is het proces ook inzichtelijk en kan het management altijd inzien in welke status van het proces een factuur zich bevind. Dit vergt geen lange zoektocht meer langs diverse medewerkers zoals bij papieren verwerking veelal het geval is.

Compliance, wet- en regelgeving

Door de invoering van een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem worden processen beheersbaar en inzichtelijk gemaakt. Dit betekent dat de uitkomst voorspelbaar wordt en tevens gevalideerd kan worden. Dit zijn belangrijke grondbeginselen om aan compliancy regelgeving te voldoen. Tevens kan de organisatie voldoen aan de geldende wetten voor archivering. Dit houdt onder andere in dat het papieren archief voor een groot deel kan komen te vervallen. Digitale documenten worden in het vereiste PDF-A formaat opgeslagen en de bewaartermijnen worden door het systeem bewaakt en uitgevoerd.

Kosten van factuurverwerking

Uit onderzoek is gebleken dat de kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur een organisatie gemiddeld 20 à 25 gulden kost. Het grootste deel van deze kosten komt voort uit het coderen, matchen, goedkeuren en inboeken van de factuur welke allemaal ongeveer 20% van het verwerkingsproces in beslag nemen. Doordat bijna al deze taken worden geautomatiseerd vind er een enorme kostenbesparing plaats op dit proces. De praktijk wijst uit dat de investering in software en implementatie veelal binnen een jaar wordt terugverdiend.

Over de auteur
Theo Reichgelt is Electronic Document Professional (EDP) en consultant bij Host Access Solutions Caribbean. Hij heeft veel ervaring in de automatisering van document processen bij bedrijven in Europa en het Caribisch gebied. Reacties op dit artikel zijn welkom op theo@hostaccess.an.