Onderstaand artikel is gepubliceerd op woensdag 16 september 2009 in de business bijlage van dagblad Amigoe op Curacao, Aruba en Bonaire.

Door Theo Reichgelt, EDP

Document management is een verzamelnaam voor het electronisch opslaan en verwerken van documenten. Voorheen vooral toegepast binnen grote document intensieve organisaties maar tegenwoordig ook beschikbaar voor het midden- en kleinbedrijf. Dit artikel geeft een toelichting op de mogelijkheden voor deze sector en de voordelen die het toepassen van document management met zich meebrengt.

Betaalbare oplossing

Wat veel mensen niet weten is dat er in tegenstelling tot de relatief dure systemen welke worden toegepast binnen document intensieve organisaties, ook een hele betaalbare oplossing beschikbaar is voor het MKB op onze eilanden, zonder dat er concessies worden gedaan aan de voor het MKB relevante functionaliteiten.

Waarom document management

80% van de informatie binnen bedrijven is opgeslagen in documenten. Het snel kunnen raadplegen van deze informatie is cruciaal voor een goede bedrijfsvoering. Vaak is het een lange zoektocht door papieren dossiers, mappen op de server, e-mailboxen en lokaal opgeslagen bestanden om een document terug te vinden.  Uit onderzoek is gebleken dat een gemiddelde medewerker 16% van de tijd besteed aan het zoeken naar informatie. Verloren tijd dus omdat informatie niet centraal wordt opgeslagen en hierdoor slecht toegankelijk is. Daar komt nog bij dat 60% van de gevonden informatie verouderd is en informatie vaak dubbel wordt opgeslagen.

Een document management systeem slaat de informatie centraal op en maakt deze toegankelijk voor iedere medewerker op basis van gebruikersrechten. Hierdoor is de informatie veilig opgeslagen en niet meer zomaar voor iedereen beschikbaar. Daarnaast beschikt het over een zoekfunctie zodat een document altijd binnen enkele seconden op te roepen is, hierdoor spreken we niet meer over zoeken naar informatie maar vinden van informatie.

Dossiervorming

Ook kunnen er digitale dossiers aan worden gemaakt op ieder gewenst onderwerp, zodat bijvoorbeeld alle documenten van een bepaalde relatie overzichtelijk op het scherm wordt weergegeven. Vergelijkbaar met de bekende papieren dossiers waar veel bedrijven binnen het MKB nog mee werken. Alle informatie wordt maar een keer opgeslagen in het systeem maar is in meerdere dossiers toegankelijk. Zo kunnen er bijvoorbeeld ook dossiers worden gemaakt op alle nog openstaande facturen terwijl de factuur ook voor komt in het dossier van de betreffende leverancier.

Werkprocessen

Werkprocessen rondom documenten kunnen volledig digitaal worden afgehandeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een binnengekomen factuur die na het inscannen door de software automatisch wordt gearchiveerd en naar de juiste afdeling of persoon doorgestuurd. Hierbij kunnen meerdere stappen worden afgehandeld voor bijvoorbeeld het goedkeuren, inboeken en betalen van de factuur door verschillende personen of afdelingen. Ook worden reactietermijnen bewaakt en wordt er gesignaleerd wanneer een stap niet binnen de daarvoor beschikbare tijd wordt afgehandeld.

Niet alleen documenten

Met dergelijke oplossingen voor het MKB kunnen buiten documenten ook alle andere vormen van informatie worden opgeslagen. Denk hierbij aan klantinformatie of projectinformatie maar ook videobeelden, audio en alle andere denkbare informatie. Het systeem is hierdoor ook bruikbaar als Customer Relationship Management (CRM) systeem.

Nieuwe documenten aanmaken

Nieuwe Office documenten kunnen vanuit het systeem eenvoudig worden aangemaakt. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van templates zodat ieder document netjes volgens de huisstijl wordt opgemaakt. Ook kunnen documenten gegevens bevatten die in het systeem zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld een nieuwe brief kan automatisch worden voorzien van de klantinformatie uit het systeem. Hierdoor wordt het maken van documenten een stuk eenvoudiger en sneller en worden fouten voorkomen. Documenten kunnen vanuit het systeem direct via e-mail worden verzonden als PDF bijlage of worden gefaxt indien het bedrijf beschikt over een digitale fax oplossing. Natuurlijk kan het ook worden geprint om vervolgens per post te worden verstuurd.

Toegang via internet

Naast dat het systeem op iedere werkplek toegankelijk is kan het ook toegankelijk worden gemaakt via internet. Hierdoor kan bijvoorbeeld een deel van een klantdossier voor de klant inzichtelijk worden gemaakt via de bedrijfswebsite. De klant kan hierdoor zijn dossier, of een deel er van, inzien om zo bijvoorbeeld de status van een aanvraag te bekijken of de historie van facturen of andere relevante documenten.

Besparingen

Met een document- en informatiemanagement systeem is ontzettend veel mogelijk en zijn veel processen te automatiseren. Belangrijk zijn de bijbehorende besparingen die worden gerealiseerd. Buiten een gebruikersvriendelijkere werkwijze zorgt het voor een enorme tijdsbesparing doordat informatie altijd en overal snel toegankelijk is. Het zorgt voor een veel efficiëntere werkwijze waardoor er meer werk in dezelfde tijd kan worden verricht en er minder fouten worden gemaakt doordat de juiste informatie beschikbaar is en processen gecontroleerd worden afgehandeld. Daarnaast kan er behoorlijk op papier, print- en kopieerkosten worden bespaard en zal de klant tevredenheid stijgen wanneer processen sneller worden afgehandeld en vragen snel en juist worden beantwoord.

Wanneer instappen

Doordat document management volwassen is geworden en de ervaring bij grote bedrijven nu ook op het MKB kan worden toegepast is het nu een goed moment om in te stappen. Begin eenvoudig met de basis en breidt dit later verder uit door stap voor stap uw werkprocessen te automatiseren. U zult zien dat het systeem gaat groeien binnen uw organisatie en er veel tijd en kosten worden bespaard.

Over de auteur

Theo Reichgelt is Electronic Document Professional (EDP) en consultant bij Host Access Solutions Caribbean. Hij heeft veel ervaring in de automatisering van document processen bij bedrijven in Europa en het Caribisch gebied. Reacties op dit artikel zijn welkom op theo@hostaccess.an.