Onderstaand artikel is een uitleg van de mogelijkheden en toepassingen van document automatisering. Ik heb het geschreven voor dagblad Amigoe en het is gepubliceerd in de business bijlage van het dagblad op 18 maart 2009.

Voor iedereen die zich nog steeds afvraagt wat ik precies doe is dit natuurlijk verplicht leesvoer! Het is gericht op de Caribische markt waar document automatisering nog relatief nieuw is.

Kosten besparen met document automatisering

Tekst: Theo Reichgelt

Bij het begrip document automatisering denken de meeste mensen direct aan document management: het digitaal opslaan en toegankelijk maken van documenten. Maar document automatisering is veel meer dan dat. In dit artikel wordt stil gestaan bij de mogelijkheden en vooral de kansen die dit biedt voor het bedrijfsleven in het Caribisch gebied.

Iedereen kan zich wel wat voorstellen bij het digitaal verwerken van documenten. Ze komen binnen via de post, worden ingescand en vervolgens digitaal behandeld. Een veel voorkomend proces bij verzekeringsmaatschappijen, banken en andere document intensieve organisaties. Het begrip document management richt zich volledig op deze processen. Het draait om het digitaliseren van papieren documenten en combineert deze met digitale documenten (zoals e-mail, fax, MS-office documenten) in een digitaal dossier. Deze is op de computer snel en eenvoudig toegankelijk voor iedere medewerker, afhankelijk van zijn of haar toegangsrechten. Dit vormt de basis van het digitaal verwerken van documenten en levert al snel grote besparingen op in papierkosten, archiefkosten en behandelingskosten van documenten. Bijkomende voordelen zijn dat documenten niet meer zoek raken en voor meerdere medewerkers tegelijk, en vooral snel, toegankelijk zijn.

Enterprise Content Management (ECM)

Een ECM oplossing gaat een stuk verder dan een document management systeem. Buiten het digitaal opslaan en verwerken van informatie gaat het hier ook om het vastleggen en automatiseren van de document gerelateerde bedrijfsprocessen. Een mooi voorbeeld is de verwerking van inkoopfacturen. Deze moeten na binnenkomst veelal worden goedgekeurd door degene die de opdracht heeft verstrekt voor de produkten of diensten op de factuur. Na deze goedkeuring moet het goedgekeurd worden door het management waarna de factuur doorgaat naar de administratie. Deze boekt de gegevens in het financiële systeem en zorgt voor de betaling van de factuur. Dit volledige proces kan door een ECM systeem worden bewaakt. Betrokken medewerkers krijgen het document in hun inbox wanneer zij actie moeten ondernemen en het systeem bewaakt de termijn waarin het afgehandeld moet zijn. Daarnaast is het vaak geïntegreerd met een financieel systeem zodat gegevens maar eenmalige hoeven te worden ingevuld. Een ECM systeem kan ook automatisch gegevens overnemen van documenten door moderne OCR technieken toe te passen.

Inkoopfactuurverwerking is slechts een voorbeeld van een proces wat hiermee te automatiseren is. Door toepassing van ECM kunnen vele document gerelateerde processen worden geautomatiseerd en kunnen hoge besparingen worden gerealiseerd. De voordelen zijn groot voor zowel de interne organisatie als de klanten.

Document management voor het MKB

Een ECM systeem is vanwege de investeringskosten vooral interessant voor middelgrote tot grote bedrijven. Document management daarintegen wordt sindskort ook aangeboden voor het midden- en kleinbedrijf. Door een beperkte investering kunnen alle typen bedrijven nu document management toepassen en profiteren van alle voordelen die het met zich meebrengt, van eenmanszaak tot multinational.

Document creatie en distributie

Door document automatisering toe te passen kunnen ook de processen voor het aanmaken van documenten en de verzending daarvan worden geautomatiseerd. Deze zogenoemde output management systemen zetten data uit bedrijfsapplicaties om in documenten. Hierdoor kunnen documenten volledig gepersonaliseerd worden en afgestemd op de klant. Er zijn vele marketingmogelijkheden denkbaar. Van het toevoegen van marketingboodschappen tot verschillen in opmaak, taal en inhoud van een document op basis van het klant profiel. Naast de functionele mogelijkheden bieden deze systemen ook voordelen voor het beheer van de benodigde document logica. De software kan worden ingezet om documenten centraal te produceren voor iedere bedrijfsapplicatie waardoor het niet meer nodig is om iedere bedrijfsapplicatie afzonderlijk te voorzien van logica voor het produceren van documenten.

Niet alleen de inhoud en het uiterlijk van documenten kan op deze manier worden verbeterd maar ook de verzending ervan. Het is mogelijk om klanten zelf aan te laten geven hoe ze documenten willen ontvangen. Per post, e-mail, fax of zelfs gepubliceerd op een persoonlijke webportal. Hierdoor wordt ook de verzending van het document gepersonaliseerd en aangepast aan de wensen van de individuele klant.

Enkele concrete toepassingen van deze software zijn bijvoorbeeld het produceren van bankafschriften, verzekeringspolissen, facturen en gespecificeerde energie- en telecommunicatie nota’s. Daarbij kan ook gedacht worden aan het online beschikbaar stellen van deze documenten door bijvoorbeeld een verzekeringsmaatschappij of telecom bedrijf. Hierdoor krijgt de klant online inzicht in zijn bestedingen of verzekeringsprodukten.

De mogelijkheden zijn eindeloos door het creatief toepassen van deze software. Vooral bedrijven die het verbeteren van de dienstverlening aan klanten hoog in het vaandel hebben staan kunnen hiermee veel bereiken. Communicatie naar de klant staat centraal en kan door het toepassen van deze technologie enorm worden verbeterd, iets waar veel organisaties anno 2009 mee bezig zijn!

Unified messaging

Een laatste toepassing van document automatisering is unified messaging. Hiermee wordt bedoeld het digitaliseren van het verzenden en ontvangen van faxen, SMS, voicemail en telexverkeer. Vanuit iedere e-mail applicatie kan hierdoor naast e-mail ook een fax of bijvoorbeeld SMS worden verstuurd, en combinaties hiervan. Hierdoor kunnen bedrijven veel geld besparen doordat er geen faxmachines meer hoeven te worden geplaatst op iedere afdeling maar alles via een centrale faxserver wordt afgehandeld. SMS kan worden gebruikt voor intern gebruik, voor marketing acties of bijvoorbeeld alarmering bij calamiteiten. Ook hier geldt weer dat er door creatief gebruik enorm veel mogelijkheden zijn!

Over de auteur

Theo Reichgelt is Electronic Document Professional (EDP) en consultant bij Host Access Solutions Caribbean. Hij heeft veel ervaring in de automatisering van document processen bij bedrijven in Europa en het Caribisch gebied. Reacties op dit artikel zijn welkom op theo@hostaccess.an.