|
Stel je bent als bedrijf op zoek naar een goede software oplossing om je papieren archief te digitaliseren. Zaken als automatische bursting, capturing, OCR en het eenvoudig terug kunnen vinden van de documenten zijn dan belangrijk. Je maakt een selectie van beschikbare software pakketten, komt uiteindelijk tot de meest geschikte oplossing en zet deze in, klaar, problem solved. Dit scenario komt helaas maar al te vaak voor vandaag de dag. IT managers krijgen budget voor een specifieke oplossing en kijken niet verder dan naar de oplossing voor hun probleem. In het eerder genoemde scenario zal dit vaak betekenen dat er alleen wordt gekeken naar ECM pakketten. En natuurlijk, knelpunten oplossen is belangrijk maar het is minstens zo belangrijk verder te kijken naar de behoefte in de toekomst. Wat gebeurt er na het digitaliseren van het archief? Waarschijnlijk zullen alle inkomende papierstromen gedigitaliseerd en intern gedistribueerd moeten worden en daar ga je al, de behoefte aan workflow ontstaat. Software leveranciers spelen hier handig op in, vaak is een instapversie met beperkte functionaliteit om één specifiek probleem op te lossen niet eens zo duur maar als u aanvullende functionaliteit wenst betaalt u opeens de hoofdprijs. Ook wel het Gilette marketing model genoemd, u denkt een goedkoop scheermesje te kopen maar betaald vervolgens jaren lang de hoofdprijs voor nieuwe mesjes en andere materialen. Verder kijken dus bij het digitaliseren van document processen. Er is meer dan archiveren en workflow. Documenten moeten ook worden geproduceerd en gedistribueerd, een minstens zo belangrijk proces aangezien dit hét communicatiekanaal met uw klant is. Met moderne software oplossingen kunnen de bestaande uitgaande documenten eenvoudig worden omgebouwd naar moderne, duidelijke en vooral gepersonaliseerde documenten. Marketingboodschappen kunnen eenvoudig worden toegevoegd en de klanttevredenheid zal in een klap enorm stijgen. Praat eens met uw marketingmanager wat die graag zou willen, deze heeft ongetwijfeld een lijst van wensen ter verbetering van de uitgaande documentenstroom. Een laatste niet te onderschatten punt is document distributie. Waarom bepaalt ú hoe uw klant zijn documenten ontvangt? Uw klant wil waarschijnlijk veel liever een email of toegang tot een webportal om daar zijn documenten in te zien. Breng uw klant in controle en laat deze bepalen hoe het document wordt gedistribueerd. Met moderne software oplossingen maakt het voor u niet meer uit en kunt u op basis van een eenvoudige aanduiding in het systeem het document via ieder gewenst kanaal verzenden. Belangrijk bij het investeren in document proces automatisering is dus de keuze te maken of u voor iedere functie een ander pakket wilt selecteren en steeds weer opnieuw bereid bent te investeren of er voor kiest om één keer te investeren in een complete software oplossing welke het hele spectrum van documentstromen en functionaliteit afdekt. Met de laatste keuze zult u veelal het beste af zijn aangezien de uiteindelijke investering een stuk lager ligt en u één pakket in huis haalt waarbij alle functies volledig geïntegreerd zijn. Geen moeilijke - en stortingsgevoelige - data koppelingen dus maar een pakket wat werkelijke alle functionaliteit biedt die u nodig heeft, nu en in de toekomst. Bijkomend voordeel is dat een dergelijk pakket vaak in hoge mate geïntegreerd kan worden met uw business systemen. Hiermee is het mogelijk voor al uw document processen een nieuwe communicatielaag rond uw business systemen te bouwen welke de volledige communicatie afhandelt voor al deze systemen. Tevens registreert het alle binnenkomende en uitgaande gegevens en maakt deze beschikbaar in uw dagelijkse communicatieprocessen. Geen nieuwe interfaces dus maar integratie in uw bestaande systemen. Investeren in de toekomst dus bij het oplossen van knelpunten, de enige juiste combinatie op lange termijn. Te mooi om waar te zijn? Reacties? Stuur me een email en we praten verder! Deze column is gepubliceerd op Docufacts.nl op 15 juli 2008. |
