ReichgeltLive! vanuit Curacao

In deze eerste column over de wereld van electronische documenten wil ik jullie mee terug in de tijd nemen en wel naar het jaar 2000. Ik deed mijn intrede in de wereld van document automatisering en ontdekte al snel dat er vooral ingewikkeld werd gepraat door een groep grijze mannen in pakken. Er was weinig vernieuwing zichtbaar en de discussies gingen vooral over AFP, het formaat wat IBM ooit had uitgevonden en gebruikte om zijn printers mee aan te sturen. Je kon er zoveel meer mee, AFP werd van Advanced Function Printing omgedoopt tot Advanced Function Presentation en werd opeens ook als digitaal opslag formaat ingezet om documenten digitaal te archiveren in, je raad het al, IBM software. Er werd een gouden toekomst voorspeld voor het formaat, nieuwe functionaliteit zat er aan te komen en alternatieven waren ondenkbaar. Gelukkig waren er ook voorvechters van de alternatieven en mogelijkheden van moderne software, zoals veel van mijn ex-collega’s in Nederland. Langzaam kwam er dus vernieuwing en een besef dat het ook anders kon.

Inmiddels zijn we bijna negen jaar verder en weten we wel beter. Postscript is uit de grafische industrie over komen waaien en heeft de overhand genomen en archiveren doen we in PDF formaat. Er is zelfs een speciale archiveringsvariant van PDF gekomen zodat we in de toekomst de gearchiveerde documenten ook nog kunnen lezen, PDF-A. AFP heeft het dus niet helemaal gemaakt en de documenten wereld is drastisch veranderd en vernieuwd. Het werd ook wel tijd en ik ben benieuwd of de eerder genoemde vakbroeders nog ergens ronddolen. Waarschijnlijk in de gangen van de verlaten mainframe data centra, welke inmiddels grotendeels vervangen zijn door de veel goedkopere Windows -en steeds meer virtuele- servers. Onze nieuwe generatie zorgt dus voor veel hoognodige veranderingen in de nog altijd snel ontwikkelende IT wereld.

Anno 2008 is het document weer hip. Er is zóveel mogelijk en die mogelijkheden worden nog maar ten dele toegepast. Transactionele documenten kunnen worden ingezet als marketing tools, documenten kunnen online worden aangeboden aan de consument of per e-mail verzonden als deze daar om vraagt. Natuurlijk kunnen we ze ook nog gezellig ouderwets in een envelop stoppen en met de post bezorgen. Dit gebeurt dan weliswaar volledig geautomatiseerd met barcodes en camera’s zodat de postkamer er geen omkijken meer naar heeft. Inkomende documenten worden gescand, automatisch herkend en gekoppeld aan het juiste klantdossier. Ook het geautomatiseerde document kom je dus tegen in alle gelederen van de organisatie. Het is erg leuk om in deze industrie werkzaam te zijn en marketing- en IT managers te kunnen wijzen op de enorme mogelijkheden die er zijn anno nu.

Voor mezelf geldt dat ik, na een kort uitstapje in de internetwereld, blij ben weer terug te zijn in deze inmiddels dynamische wereld van electronische documenten. Een nieuwe markt, deze keer in het Caribisch gebied, waar men nog minder bekend is met de mogelijkheden van moderne document proces automation software, want zo noemen we dat als mannen van de document industrie!

Deze column is gepubliceerd op DocuFacts.nl op 15 juni 2008.