Uit de business Napa van dagblad Amigoe 12 mei 2010.

Kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking

Door Theo Reichgelt, EDP

Het verwerken van inkoopfacturen is voor veel organisaties een tijdrovende en gecompliceerde aangelegenheid. Niet in de laatste plaats omdat het papierstromen betreft. In de meeste gevallen komen facturen per post binnen en gaan ze voor akkoord de organisatie in. De vraag is wie daar zicht op houdt en hoe. Facturen blijven vaak lang liggen op verschillende locaties en zijn moeilijk traceerbaar. Het gevolg daarvan zijn lange verwerkingstijden, onvoldoende grip op de factuurverwerking, weinig inzicht in financiële verplichtingen en veel benodigde tijd voor het afhandelen van vragen of problemen. Kort gezegd is er sprake van onnodig hoge verwerkingskosten van facturen.

Automated Invoice Processing

Geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking, ook wel Automated Invoice Processing genoemd, zorgt voor een enorme kostenbesparing op dit proces. Het systeem ondersteund het totale proces vanaf binnenkomst tot en met het archiveren, inboeken en betalen van de inkoopfactuur. Door het automatiseren van dit proces wordt er een aanzienlijke kostenbesparing gerealiseerd. Doordat er met het handmatige proces veel kosten gemoeid zijn wordt de benodigde investering in software vaak al binnen een jaar terugverdiend.

Het proces

Bij geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking begint het proces bij het digitaliseren van de binnengekomen facturen. Bij het scannen wordt gebruikgemaakt van tekstherkenningstechnieken (OCR) voor het automatisch herkennen en opslaan van de factuurgegevens. Deze factuurgegevens (bedragen, omschrijvingsregels, datum, leverancier etc.) worden bij het document opgeslagen. De factuur wordt vervolgens op basis van vooraf ingestelde procesregels doorgestuurd naar een of meerdere behandelaars, deze ontvangen desgewenst een e-mail notificatie van hun taak. De behandelaars krijgen naast de factuur ook de factuurgegevens op hun scherm te zien welke zij kunnen controleren en aanvullen. Hier kan bijvoorbeeld direct op kostenplaats worden geboekt. Ook kunnen er automatisch controles worden uitgevoerd door het systeem, bijvoorbeeld door de bedragen te matchen met de inkooporder en eventuele verschillen te signaleren. Nadat de factuur is afgehandeld worden deze gegevens doorgegeven aan het financiële systeem en automatisch ingeboekt.

De electronische factuur kan, in tegenstelling tot de papieren factuur, doorgestuurd worden naar meerdere behandelaars tegelijk wat voor een aanzienlijke versnelling van het verwerkingsproces kan zorgen. Daarnaast wordt in de procesregels vastgelegd welke personen of afdelingen, in welke volgorder de factuur moeten ontvangen, bijvoorbeeld ter goedkeuring, ter behandeling of ter informatie.

Direct na het digitaliseren wordt de factuur ook gearchiveerd in het opdrachtdossier. In dit dossier bevinden zich alle relevante documenten die betrekking hebben op de factuur. Daardoor kan de factuur sneller worden beoordeeld omdat er niet gezocht hoeft te worden naar bijvoorbeeld de offerte of inkooporder. Daarnaast kan worden ingesteld binnen welke termijn een factuur afgehandeld dient te worden en wordt dit door het systeem bewaakt en gesignaleerd.

Doordat het proces digitaal wordt uitgevoerd en alle informatie centraal wordt opgeslagen is het proces ook inzichtelijk en kan het management altijd inzien in welke status van het proces een factuur zich bevind. Dit vergt geen lange zoektocht meer langs diverse medewerkers zoals bij papieren verwerking veelal het geval is.

Compliance, wet- en regelgeving

Door de invoering van een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem worden processen beheersbaar en inzichtelijk gemaakt. Dit betekent dat de uitkomst voorspelbaar wordt en tevens gevalideerd kan worden. Dit zijn belangrijke grondbeginselen om aan compliancy regelgeving te voldoen. Tevens kan de organisatie voldoen aan de geldende wetten voor archivering. Dit houdt onder andere in dat het papieren archief voor een groot deel kan komen te vervallen. Digitale documenten worden in het vereiste PDF-A formaat opgeslagen en de bewaartermijnen worden door het systeem bewaakt en uitgevoerd.

Kosten van factuurverwerking

Uit onderzoek is gebleken dat de kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur een organisatie gemiddeld 20 à 25 gulden kost. Het grootste deel van deze kosten komt voort uit het coderen, matchen, goedkeuren en inboeken van de factuur welke allemaal ongeveer 20% van het verwerkingsproces in beslag nemen. Doordat bijna al deze taken worden geautomatiseerd vind er een enorme kostenbesparing plaats op dit proces. De praktijk wijst uit dat de investering in software en implementatie veelal binnen een jaar wordt terugverdiend.

Over de auteur
Theo Reichgelt is Electronic Document Professional (EDP) en consultant bij Host Access Solutions Caribbean. Hij heeft veel ervaring in de automatisering van document processen bij bedrijven in Europa en het Caribisch gebied. Reacties op dit artikel zijn welkom op theo@hostaccess.an.

De WaraWara heeft een gedetailleerde kaart en een uitgebreide collectie aan POI’s (point of interest). Voor Curaçao zijn de POI types uitgebreid met stranden zodat je heel eenvoudig vanaf ieder punt op het eiland bij het gewenste strand komt. Ook vind je alle restaurants en andere belangrijke punten. Het gebruikelijk autootje op de route is vervangen door een roofvogel want de WaraWara is een Curaçaose roofvogel, een leuk detail. Verder zijn de aanwijzingen in het Nederlands beschikbaar maar ook in het Papiaments en bijvoorbeeld Engels dus een heel bruikbaar systeem voor iedereen.

De Garmin Nuvi kennen we al een tijdje en gebruikten we zelf in Nederland al in onze auto’s. Onlangs in Amerika ook nog een Nuvi gehuurd in onze huurauto tijdens de reis door California dus we konden onze Nuvi ervaring mooi vergelijken met de WaraWara! De WaraWara Nuvi is een aangepaste versie waarop de kaart van Curaçao en de USA geïnstalleerd zijn. Ook  kunnen kaarten van de Benelux worden toegevoegd zodat het systeem ook in Nederland te gebruiken is. De moderne Nuvi kan 4 uur op de accu werken wat voor Curaçao door de korte afstanden meer dan genoeg is en de prettige bijkomstigheid heeft dat je niet steeds met een kabel in de sigarettenaansteker hoeft te rijden. Verder heeft het systeem een zeer gevoelige GPS ontvanger die zelfs in huis binnen no-time contact maakt met de satellieten. Handig om even iets op te zoeken, de gescheurde wegenkaart kan dus definitief de deur uit!

Het rijden met het systeem is eigenlijk als vanouds: ontspannend, leuk en leerzaam want je leert toch wegen kennen die je nog niet kende én kunt nu zien wat werkelijk de kortste route naar bijvoorbeeld de stad is. Ook was het leuk om thuis te kijken welke stranden nu eigenlijk precies het dichtste bij zijn en welke restaurants er in de omgeving zitten. Prettig aan het rijden met navigatie is verder dat je kunt zien hoe laat je op je bestemming zult arriveren (we hebben hier geen files dus die tijd klopt altijd wel). Een vreemd gevoel geeft het je wel als je met deze moderne apparatuur door de arme buurten onder de rook van de Isla rijdt, de tegenstelling met de armoedige huisjes is groot.

Indien je naar een adres moet waar je niet eerder bent geweest bewijst de WaraWara pas echt zijn nut. Het is namelijk een grote chaos op Curaçao als het gaat om straatnamen en de straatnaambordjes zijn vaak verdwenen. Als je hier een afspraak maakt dan is het dus altijd: bij de blauwe snek linksaf, bij het autowrak rechts en dan het witte huis met blauwe rand en grijze auto voor de deur. Met de WaraWara is dat verleden tijd, je tikt de straat in en hij zet je netjes op de juiste plek af, ideaal als je veel afspraken buiten de deur hebt.

Helaas is het nog niet mogelijk om op huisnummer te navigeren. Buiten de straatnamen chaos is het op huisnummer niveau nog veel chaotischer op het eiland. Als er een huis wordt gebouwd op een vrije kavel tussen bestaande woningen dan krijgt dat huis een heel ander nummer. De huisnummering loopt dus niet op zoals in Nederland maar alles staat door elkaar. Dan hebben we vaak ook nog een toevoeging zoals wij bijvoorbeeld op H30 wonen. Best lastig om dat allemaal in een navigatiesysteem onder te brengen. De wens is er wel bij de makers dus we wachten in spanning af!

Natuurlijk is de WaraWara vooral zinvol voor toeristen die de weg niet kennen op het eiland, ik kan het iedereen aanraden. Je hebt van een leuk restaurant gehoord maar hebt geen idee waar het is, zoek het op in de WaraWara en hij zet je voor de deur af. Je wilt naar een strand omdat dat volgens de hostes zo’n mooi strand is, same story. Perfect voor 1 of 2 weken vakantie dus. Ook taxichaffeurs, koeriers en andere beroepsgroepen kunnen veel voordeel uit het gebruik halen.

Voor particulieren is het natuurlijk ook interessant maar momenteel nog een behoorlijke investering. Prijzen van de 3 modellen beginnen bij 899 gulden en eindigen bij 1120 gulden voor het model met blue tooth handsfree functie. Het model waar wij mee gereden hebben kost 950 gulden. Natuurlijk wel erg handig als je veel familie en vrienden op bezoek hebt, kun je zelf lekker in het zwembad blijven liggen terwijl zij zelfstandig over het eiland toeren!

De mensen van WaraWara-GPS bedankt voor het testweekend en veel succes met de verdere ontwikkeling van de WaraWara, ik blijf het graag volgen!

Google Wave is momenteel alleen nog toegankelijk op uitnodiging van een bestaande gebruiker. Mocht iemand serieus interesse hebben, ik heb nog 6 invites over dus laat maar horen als je het ook wilt testen.

Een Wave is eigenlijk een soort e-mail of document waarin je kunt samenwerken met meerdere mensen. Wijzigingen in en toevoegingen aan een Wave worden realtime weergeven, je ziet dus direct wat een ander aan het typen is. Dit kennen we nog van ICQ, de voorganger van messengers als MSN en Skype (herinnert u zich deze nog???). Daarnaast heeft het een playback functie waarin je kunt achterhalen hoe de Wave opgebouwd is en dus de historie kunt herhalen van de berichten. Een belangrijk onderdeel van Wave zijn de Gadgets (plugins) die momenteel door software ontwikkelaars worden ontwikkeld. Hierdoor is Wave een open platform waarvan de functionaliteit eenvoudig kan worden uitgebreid.

De huidige preview versie heeft nog een hoop beperkingen en het is wel duidelijk dat er nog veel aan verbeterd moet worden. Maar al met al is het veelbelovend en ben ik erg benieuwd hoe het zich verder zal gaan ontwikkelen. Mocht je zelf al toegang hebben, mijn adres is theo.reichgelt@googlewave.com.

In onderstaand filmpje een korte demo van Google Wave (8 minuten).

Ons oude huis in Groesbeek bijvoorbeeld, de verbouwing bij de overburen, even bij onze (schoon)ouders naar binnen gluren en natuurlijk onze berg stenen checken in Groesbeek en Nijmegen (kopen?)! Helaas voor de Nederlanders hebben wij op Curaçao nog geen Streetview auto’s van Google zien rijden, het komt waarschijnlijk omdat de Curaçao map van Google net pas is verschenen. Ja wij lopen gelukkig wat achter met de rest van de wereld waardoor we voorlopig ook nog even onze privacy behouden! Succes Nederland.

Door Theo Reichgelt, EDP

Document management is een verzamelnaam voor het electronisch opslaan en verwerken van documenten. Voorheen vooral toegepast binnen grote document intensieve organisaties maar tegenwoordig ook beschikbaar voor het midden- en kleinbedrijf. Dit artikel geeft een toelichting op de mogelijkheden voor deze sector en de voordelen die het toepassen van document management met zich meebrengt.

Betaalbare oplossing

Wat veel mensen niet weten is dat er in tegenstelling tot de relatief dure systemen welke worden toegepast binnen document intensieve organisaties, ook een hele betaalbare oplossing beschikbaar is voor het MKB op onze eilanden, zonder dat er concessies worden gedaan aan de voor het MKB relevante functionaliteiten.

Waarom document management

80% van de informatie binnen bedrijven is opgeslagen in documenten. Het snel kunnen raadplegen van deze informatie is cruciaal voor een goede bedrijfsvoering. Vaak is het een lange zoektocht door papieren dossiers, mappen op de server, e-mailboxen en lokaal opgeslagen bestanden om een document terug te vinden.  Uit onderzoek is gebleken dat een gemiddelde medewerker 16% van de tijd besteed aan het zoeken naar informatie. Verloren tijd dus omdat informatie niet centraal wordt opgeslagen en hierdoor slecht toegankelijk is. Daar komt nog bij dat 60% van de gevonden informatie verouderd is en informatie vaak dubbel wordt opgeslagen.

Een document management systeem slaat de informatie centraal op en maakt deze toegankelijk voor iedere medewerker op basis van gebruikersrechten. Hierdoor is de informatie veilig opgeslagen en niet meer zomaar voor iedereen beschikbaar. Daarnaast beschikt het over een zoekfunctie zodat een document altijd binnen enkele seconden op te roepen is, hierdoor spreken we niet meer over zoeken naar informatie maar vinden van informatie.

Dossiervorming

Ook kunnen er digitale dossiers aan worden gemaakt op ieder gewenst onderwerp, zodat bijvoorbeeld alle documenten van een bepaalde relatie overzichtelijk op het scherm wordt weergegeven. Vergelijkbaar met de bekende papieren dossiers waar veel bedrijven binnen het MKB nog mee werken. Alle informatie wordt maar een keer opgeslagen in het systeem maar is in meerdere dossiers toegankelijk. Zo kunnen er bijvoorbeeld ook dossiers worden gemaakt op alle nog openstaande facturen terwijl de factuur ook voor komt in het dossier van de betreffende leverancier.

Werkprocessen

Werkprocessen rondom documenten kunnen volledig digitaal worden afgehandeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een binnengekomen factuur die na het inscannen door de software automatisch wordt gearchiveerd en naar de juiste afdeling of persoon doorgestuurd. Hierbij kunnen meerdere stappen worden afgehandeld voor bijvoorbeeld het goedkeuren, inboeken en betalen van de factuur door verschillende personen of afdelingen. Ook worden reactietermijnen bewaakt en wordt er gesignaleerd wanneer een stap niet binnen de daarvoor beschikbare tijd wordt afgehandeld.

Niet alleen documenten

Met dergelijke oplossingen voor het MKB kunnen buiten documenten ook alle andere vormen van informatie worden opgeslagen. Denk hierbij aan klantinformatie of projectinformatie maar ook videobeelden, audio en alle andere denkbare informatie. Het systeem is hierdoor ook bruikbaar als Customer Relationship Management (CRM) systeem.

Nieuwe documenten aanmaken

Nieuwe Office documenten kunnen vanuit het systeem eenvoudig worden aangemaakt. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van templates zodat ieder document netjes volgens de huisstijl wordt opgemaakt. Ook kunnen documenten gegevens bevatten die in het systeem zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld een nieuwe brief kan automatisch worden voorzien van de klantinformatie uit het systeem. Hierdoor wordt het maken van documenten een stuk eenvoudiger en sneller en worden fouten voorkomen. Documenten kunnen vanuit het systeem direct via e-mail worden verzonden als PDF bijlage of worden gefaxt indien het bedrijf beschikt over een digitale fax oplossing. Natuurlijk kan het ook worden geprint om vervolgens per post te worden verstuurd.

Toegang via internet

Naast dat het systeem op iedere werkplek toegankelijk is kan het ook toegankelijk worden gemaakt via internet. Hierdoor kan bijvoorbeeld een deel van een klantdossier voor de klant inzichtelijk worden gemaakt via de bedrijfswebsite. De klant kan hierdoor zijn dossier, of een deel er van, inzien om zo bijvoorbeeld de status van een aanvraag te bekijken of de historie van facturen of andere relevante documenten.

Besparingen

Met een document- en informatiemanagement systeem is ontzettend veel mogelijk en zijn veel processen te automatiseren. Belangrijk zijn de bijbehorende besparingen die worden gerealiseerd. Buiten een gebruikersvriendelijkere werkwijze zorgt het voor een enorme tijdsbesparing doordat informatie altijd en overal snel toegankelijk is. Het zorgt voor een veel efficiëntere werkwijze waardoor er meer werk in dezelfde tijd kan worden verricht en er minder fouten worden gemaakt doordat de juiste informatie beschikbaar is en processen gecontroleerd worden afgehandeld. Daarnaast kan er behoorlijk op papier, print- en kopieerkosten worden bespaard en zal de klant tevredenheid stijgen wanneer processen sneller worden afgehandeld en vragen snel en juist worden beantwoord.

Wanneer instappen

Doordat document management volwassen is geworden en de ervaring bij grote bedrijven nu ook op het MKB kan worden toegepast is het nu een goed moment om in te stappen. Begin eenvoudig met de basis en breidt dit later verder uit door stap voor stap uw werkprocessen te automatiseren. U zult zien dat het systeem gaat groeien binnen uw organisatie en er veel tijd en kosten worden bespaard.

Over de auteur

Theo Reichgelt is Electronic Document Professional (EDP) en consultant bij Host Access Solutions Caribbean. Hij heeft veel ervaring in de automatisering van document processen bij bedrijven in Europa en het Caribisch gebied. Reacties op dit artikel zijn welkom op theo@hostaccess.an.

Twitter

Nou was ik bezig met een artikeltje om uit te leggen wat Twitter is maar op een of andere manier komt het er niet uit, het ís niet even simpel te omschrijven en al helemaal onmogelijk om uit te leggen waarom het zo interessant is. Daarom bij deze een oproep aan alle nieuwsgierigen om het zelf uit te proberen en een stappenplan om dat doel te realiseren!

Goed daar gaan we dan. Ga naar www.twitter.com en maak een nieuwe account aan. Zoek vervolgens een persoon die je interesseert en volg hem of haar. Waarschijnlijk vind je op het profiel van deze persoon ook andere mensen of organisaties die je interessant vind of zoek even rustig verder. Voeg in ieder geval zo’n 5 tot 10 mensen toe die ook actief zijn en dus niet vorige week het laatste bericht hebben geplaatst.

Installeer het programma Twhirl op je pc. Voeg je zojuist aangemaakt Twitter account toe en je zult zien dat de berichten van de personen die je volgt verschijnen in het programma. Het is een soort messenger waarmee je mensen kunt volgen en zelf berichten kunt plaatsen. Probeer er een paar dagen actief mee om te gaan. Lees de berichten van anderen, reageer erop en voeg zelf ook regelmatig wat toe. Ben benieuwd wat je er van vind!

Een betere uitleg van Twitter kan ik niet bedenken. Een paar tips: Actueel Curacao nieuws, Cpost magazine, Meet Curacao weblog en een lijst met bekende Nederlanders op Twitter. Veel plezier en tot Twitter dan maar?

Helaas zie je tegelijkertijd ook websites ontstaan van zeer lage kwaliteit waarbij de tranen – spreekwoordelijk – in je ogen schieten. Zoek maar eens op Curaçao in combinatie met nieuws of huizen en je zult er zo een aantal tegenkomen. Vooral in de onderste regionen van de zoekresultaten zijn veel voorbeelden te vinden. Voorbeelden van mensen die een gat in de markt zien maar niet nadenken of de tijd nemen om een goede site te ontwikkelen. Meestal bloeden deze initiatieven na een jaartje dood doordat er ook niet is nagedacht over het actueel houden van de inhoud, essentieel voor iedere website. Het gevolg is wel dat het voor een buitenlander die op internet zoekt naar Curaçao een chaos is van niet onderhouden websites en verouderde informatie, is dat het beeld wat we als eiland willen scheppen voor de buitenwereld?

Velen zoeken hun heil in open source toepassingen zoals Joomla en WordPress. Beide prima CMS systemen om websites te ontwikkelen maar met de standaard templates van deze produkten ben je er nog niet. Helaas blijft het daar vaak wel bij en zorgt het voor nieuwe websites die bij de lancering al niet meer van deze tijd zijn. Wat dat betreft kan ik me helemaal vinden in de wijze woorden die Joost Schrier ooit eens schreef op zijn weblog: “Curacao is moving forward with the good, the bad and the ugly“, daarom tevens de titel van deze blog.

De weblog heeft inmiddels een tweede auteur en anderen zijn welkom om mee te schrijven. Samen publiceren we het nieuws wat te melden valt over de ontwikkelingen op het eiland. Als je het leuk vind om de ontwikkelingen op Curacao te volgen dan vind je de weblog op curacaotechnology.blogspot.com. Ook wordt het nieuws via Twitter verspreid via @curacaotechnews.

De stream is mogelijk gemaakt door een samenwerking tussen het Curacao toeristen bureau (CTB) en lokaal televisiestation Telecuracao welke de beelden verzorgd.