Door Meet Curaçao, wat een deel van de inhoud verzorgd, werd ik uitgenodigd een artikel te schrijven voor dit magazine. Leuk om een keer aan mee te werken, het resultaat “Curaçao in concert” vind je in magazine nummer 3 op bladzijde 12.

Uit de business Napa van dagblad Amigoe 12 mei 2010.

Kosten besparen door geautomatiseerde factuurverwerking

Door Theo Reichgelt, EDP

Het verwerken van inkoopfacturen is voor veel organisaties een tijdrovende en gecompliceerde aangelegenheid. Niet in de laatste plaats omdat het papierstromen betreft. In de meeste gevallen komen facturen per post binnen en gaan ze voor akkoord de organisatie in. De vraag is wie daar zicht op houdt en hoe. Facturen blijven vaak lang liggen op verschillende locaties en zijn moeilijk traceerbaar. Het gevolg daarvan zijn lange verwerkingstijden, onvoldoende grip op de factuurverwerking, weinig inzicht in financiële verplichtingen en veel benodigde tijd voor het afhandelen van vragen of problemen. Kort gezegd is er sprake van onnodig hoge verwerkingskosten van facturen.

Automated Invoice Processing

Geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking, ook wel Automated Invoice Processing genoemd, zorgt voor een enorme kostenbesparing op dit proces. Het systeem ondersteund het totale proces vanaf binnenkomst tot en met het archiveren, inboeken en betalen van de inkoopfactuur. Door het automatiseren van dit proces wordt er een aanzienlijke kostenbesparing gerealiseerd. Doordat er met het handmatige proces veel kosten gemoeid zijn wordt de benodigde investering in software vaak al binnen een jaar terugverdiend.

Het proces

Bij geautomatiseerde inkoopfactuurverwerking begint het proces bij het digitaliseren van de binnengekomen facturen. Bij het scannen wordt gebruikgemaakt van tekstherkenningstechnieken (OCR) voor het automatisch herkennen en opslaan van de factuurgegevens. Deze factuurgegevens (bedragen, omschrijvingsregels, datum, leverancier etc.) worden bij het document opgeslagen. De factuur wordt vervolgens op basis van vooraf ingestelde procesregels doorgestuurd naar een of meerdere behandelaars, deze ontvangen desgewenst een e-mail notificatie van hun taak. De behandelaars krijgen naast de factuur ook de factuurgegevens op hun scherm te zien welke zij kunnen controleren en aanvullen. Hier kan bijvoorbeeld direct op kostenplaats worden geboekt. Ook kunnen er automatisch controles worden uitgevoerd door het systeem, bijvoorbeeld door de bedragen te matchen met de inkooporder en eventuele verschillen te signaleren. Nadat de factuur is afgehandeld worden deze gegevens doorgegeven aan het financiële systeem en automatisch ingeboekt.

De electronische factuur kan, in tegenstelling tot de papieren factuur, doorgestuurd worden naar meerdere behandelaars tegelijk wat voor een aanzienlijke versnelling van het verwerkingsproces kan zorgen. Daarnaast wordt in de procesregels vastgelegd welke personen of afdelingen, in welke volgorder de factuur moeten ontvangen, bijvoorbeeld ter goedkeuring, ter behandeling of ter informatie.

Direct na het digitaliseren wordt de factuur ook gearchiveerd in het opdrachtdossier. In dit dossier bevinden zich alle relevante documenten die betrekking hebben op de factuur. Daardoor kan de factuur sneller worden beoordeeld omdat er niet gezocht hoeft te worden naar bijvoorbeeld de offerte of inkooporder. Daarnaast kan worden ingesteld binnen welke termijn een factuur afgehandeld dient te worden en wordt dit door het systeem bewaakt en gesignaleerd.

Doordat het proces digitaal wordt uitgevoerd en alle informatie centraal wordt opgeslagen is het proces ook inzichtelijk en kan het management altijd inzien in welke status van het proces een factuur zich bevind. Dit vergt geen lange zoektocht meer langs diverse medewerkers zoals bij papieren verwerking veelal het geval is.

Compliance, wet- en regelgeving

Door de invoering van een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem worden processen beheersbaar en inzichtelijk gemaakt. Dit betekent dat de uitkomst voorspelbaar wordt en tevens gevalideerd kan worden. Dit zijn belangrijke grondbeginselen om aan compliancy regelgeving te voldoen. Tevens kan de organisatie voldoen aan de geldende wetten voor archivering. Dit houdt onder andere in dat het papieren archief voor een groot deel kan komen te vervallen. Digitale documenten worden in het vereiste PDF-A formaat opgeslagen en de bewaartermijnen worden door het systeem bewaakt en uitgevoerd.

Kosten van factuurverwerking

Uit onderzoek is gebleken dat de kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur een organisatie gemiddeld 20 à 25 gulden kost. Het grootste deel van deze kosten komt voort uit het coderen, matchen, goedkeuren en inboeken van de factuur welke allemaal ongeveer 20% van het verwerkingsproces in beslag nemen. Doordat bijna al deze taken worden geautomatiseerd vind er een enorme kostenbesparing plaats op dit proces. De praktijk wijst uit dat de investering in software en implementatie veelal binnen een jaar wordt terugverdiend.

Over de auteur
Theo Reichgelt is Electronic Document Professional (EDP) en consultant bij Host Access Solutions Caribbean. Hij heeft veel ervaring in de automatisering van document processen bij bedrijven in Europa en het Caribisch gebied. Reacties op dit artikel zijn welkom op theo@hostaccess.an.

Voor iedereen die zich nog steeds afvraagt wat ik precies doe is dit natuurlijk verplicht leesvoer! Het is gericht op de Caribische markt waar document automatisering nog relatief nieuw is.

Kosten besparen met document automatisering

Tekst: Theo Reichgelt

Bij het begrip document automatisering denken de meeste mensen direct aan document management: het digitaal opslaan en toegankelijk maken van documenten. Maar document automatisering is veel meer dan dat. In dit artikel wordt stil gestaan bij de mogelijkheden en vooral de kansen die dit biedt voor het bedrijfsleven in het Caribisch gebied.

Iedereen kan zich wel wat voorstellen bij het digitaal verwerken van documenten. Ze komen binnen via de post, worden ingescand en vervolgens digitaal behandeld. Een veel voorkomend proces bij verzekeringsmaatschappijen, banken en andere document intensieve organisaties. Het begrip document management richt zich volledig op deze processen. Het draait om het digitaliseren van papieren documenten en combineert deze met digitale documenten (zoals e-mail, fax, MS-office documenten) in een digitaal dossier. Deze is op de computer snel en eenvoudig toegankelijk voor iedere medewerker, afhankelijk van zijn of haar toegangsrechten. Dit vormt de basis van het digitaal verwerken van documenten en levert al snel grote besparingen op in papierkosten, archiefkosten en behandelingskosten van documenten. Bijkomende voordelen zijn dat documenten niet meer zoek raken en voor meerdere medewerkers tegelijk, en vooral snel, toegankelijk zijn.

Enterprise Content Management (ECM)

Een ECM oplossing gaat een stuk verder dan een document management systeem. Buiten het digitaal opslaan en verwerken van informatie gaat het hier ook om het vastleggen en automatiseren van de document gerelateerde bedrijfsprocessen. Een mooi voorbeeld is de verwerking van inkoopfacturen. Deze moeten na binnenkomst veelal worden goedgekeurd door degene die de opdracht heeft verstrekt voor de produkten of diensten op de factuur. Na deze goedkeuring moet het goedgekeurd worden door het management waarna de factuur doorgaat naar de administratie. Deze boekt de gegevens in het financiële systeem en zorgt voor de betaling van de factuur. Dit volledige proces kan door een ECM systeem worden bewaakt. Betrokken medewerkers krijgen het document in hun inbox wanneer zij actie moeten ondernemen en het systeem bewaakt de termijn waarin het afgehandeld moet zijn. Daarnaast is het vaak geïntegreerd met een financieel systeem zodat gegevens maar eenmalige hoeven te worden ingevuld. Een ECM systeem kan ook automatisch gegevens overnemen van documenten door moderne OCR technieken toe te passen.

Inkoopfactuurverwerking is slechts een voorbeeld van een proces wat hiermee te automatiseren is. Door toepassing van ECM kunnen vele document gerelateerde processen worden geautomatiseerd en kunnen hoge besparingen worden gerealiseerd. De voordelen zijn groot voor zowel de interne organisatie als de klanten.

Document management voor het MKB

Een ECM systeem is vanwege de investeringskosten vooral interessant voor middelgrote tot grote bedrijven. Document management daarintegen wordt sindskort ook aangeboden voor het midden- en kleinbedrijf. Door een beperkte investering kunnen alle typen bedrijven nu document management toepassen en profiteren van alle voordelen die het met zich meebrengt, van eenmanszaak tot multinational.

Document creatie en distributie

Door document automatisering toe te passen kunnen ook de processen voor het aanmaken van documenten en de verzending daarvan worden geautomatiseerd. Deze zogenoemde output management systemen zetten data uit bedrijfsapplicaties om in documenten. Hierdoor kunnen documenten volledig gepersonaliseerd worden en afgestemd op de klant. Er zijn vele marketingmogelijkheden denkbaar. Van het toevoegen van marketingboodschappen tot verschillen in opmaak, taal en inhoud van een document op basis van het klant profiel. Naast de functionele mogelijkheden bieden deze systemen ook voordelen voor het beheer van de benodigde document logica. De software kan worden ingezet om documenten centraal te produceren voor iedere bedrijfsapplicatie waardoor het niet meer nodig is om iedere bedrijfsapplicatie afzonderlijk te voorzien van logica voor het produceren van documenten.

Niet alleen de inhoud en het uiterlijk van documenten kan op deze manier worden verbeterd maar ook de verzending ervan. Het is mogelijk om klanten zelf aan te laten geven hoe ze documenten willen ontvangen. Per post, e-mail, fax of zelfs gepubliceerd op een persoonlijke webportal. Hierdoor wordt ook de verzending van het document gepersonaliseerd en aangepast aan de wensen van de individuele klant.

Enkele concrete toepassingen van deze software zijn bijvoorbeeld het produceren van bankafschriften, verzekeringspolissen, facturen en gespecificeerde energie- en telecommunicatie nota’s. Daarbij kan ook gedacht worden aan het online beschikbaar stellen van deze documenten door bijvoorbeeld een verzekeringsmaatschappij of telecom bedrijf. Hierdoor krijgt de klant online inzicht in zijn bestedingen of verzekeringsprodukten.

De mogelijkheden zijn eindeloos door het creatief toepassen van deze software. Vooral bedrijven die het verbeteren van de dienstverlening aan klanten hoog in het vaandel hebben staan kunnen hiermee veel bereiken. Communicatie naar de klant staat centraal en kan door het toepassen van deze technologie enorm worden verbeterd, iets waar veel organisaties anno 2009 mee bezig zijn!

Unified messaging

Een laatste toepassing van document automatisering is unified messaging. Hiermee wordt bedoeld het digitaliseren van het verzenden en ontvangen van faxen, SMS, voicemail en telexverkeer. Vanuit iedere e-mail applicatie kan hierdoor naast e-mail ook een fax of bijvoorbeeld SMS worden verstuurd, en combinaties hiervan. Hierdoor kunnen bedrijven veel geld besparen doordat er geen faxmachines meer hoeven te worden geplaatst op iedere afdeling maar alles via een centrale faxserver wordt afgehandeld. SMS kan worden gebruikt voor intern gebruik, voor marketing acties of bijvoorbeeld alarmering bij calamiteiten. Ook hier geldt weer dat er door creatief gebruik enorm veel mogelijkheden zijn!

Over de auteur

Theo Reichgelt is Electronic Document Professional (EDP) en consultant bij Host Access Solutions Caribbean. Hij heeft veel ervaring in de automatisering van document processen bij bedrijven in Europa en het Caribisch gebied. Reacties op dit artikel zijn welkom op theo@hostaccess.an.

Nadat we jaren achter hebben gelopen en het moesten doen met trage verbindingen, amateuristische websites en via internet onbereikbare bedrijven heeft het internet vorig jaar ook op Curaçao een vogelvlucht genomen.

Nieuwe toepassingen bereiken ons met enige regelmaat zoals bijvoorbeeld de online wegenkaart curamap.com, nieuwssite 24ora.an en veel nieuwe websites van bedrijven. Eindelijk zijn het volwassen en vooral bruikbare websites geworden. Dit hebben we vooral te danken aan een aantal vooruitstrevende designbureau’s die de mogelijkheden van het internet kunnen vertalen naar lokale toepassingen én het bedrijfsleven hiervan weten te overtuigen.

Met het verbeteren van de websites zijn bedrijven ook na gaan denken over communicatie via internet en e-mail. Het resultaat is dat er steeds meer wordt gereageerd op e-mails en dit ook op Curacao in het bedrijfsleven definitief zijn intrede heeft gedaan. Ik verwacht dat 2009 hét jaar van de waarheid gaat worden voor internet op Curacao. Internetaanbieders willen dit jaar groeien naar een snellere standaardverbinding, sites blijven zich ontwikkelen en nieuwe toepassingen staan voor de deur.

Terwijl de ICT gemeenschap op het eiland netwerkt via LinkedIn (een zakelijk sociaal netwerk) gaan de ontwikkelingen verder en zal ongetwijfeld ook de rest van het bedrijfsleven gebruik gaan maken van dit medium. Wie ook in 2009 geen reactie krijgt op z’n e-mail kan er vanuit gaan dat de inhoud niet interessant was voor de ontvanger, want zoals met alles op het eiland zal de lokale cultuur ook hier z’n invloed op uitoefenen!

Aanvullende informatie

De meest in het oog springende nieuwe internet toepassingen en websites van 2008:

• Curamap.com
• 24ora.an
• Jacuracao.com
• Curacao tourist board, nieuwe corporate site
• Kooyman Gifts&Garden crossmedia (radio/internet)
• Nieuwe site van Curacao government
• Tracking tijdens de Amstel Curacao race
• Het succesvolle nieuwsproject Versgeperst.com

Een aantal van deze nieuwe sites zitten nog in een beginstadium en zullen in de loop van 2009 verder worden uitgebreid met nieuwe mogelijkheden.

De ontwikkelingen volgen?

Als je de internet en technologie ontwikkelingen op Curacao wilt volgen dan kan dat via Curacao technology news.

Dit scenario komt helaas maar al te vaak voor vandaag de dag. IT managers krijgen budget voor een specifieke oplossing en kijken niet verder dan naar de oplossing voor hun probleem. In het eerder genoemde scenario zal dit vaak betekenen dat er alleen wordt gekeken naar ECM pakketten. En natuurlijk, knelpunten oplossen is belangrijk maar het is minstens zo belangrijk verder te kijken naar de behoefte in de toekomst. Wat gebeurt er na het digitaliseren van het archief? Waarschijnlijk zullen alle inkomende papierstromen gedigitaliseerd en intern gedistribueerd moeten worden en daar ga je al, de behoefte aan workflow ontstaat. Software leveranciers spelen hier handig op in, vaak is een instapversie met beperkte functionaliteit om één specifiek probleem op te lossen niet eens zo duur maar als u aanvullende functionaliteit wenst betaalt u opeens de hoofdprijs. Ook wel het Gilette marketing model genoemd, u denkt een goedkoop scheermesje te kopen maar betaald vervolgens jaren lang de hoofdprijs voor nieuwe mesjes en andere materialen.

Verder kijken dus bij het digitaliseren van document processen. Er is meer dan archiveren en workflow. Documenten moeten ook worden geproduceerd en gedistribueerd, een minstens zo belangrijk proces aangezien dit hét communicatiekanaal met uw klant is. Met moderne software oplossingen kunnen de bestaande uitgaande documenten eenvoudig worden omgebouwd naar moderne, duidelijke en vooral gepersonaliseerde documenten. Marketingboodschappen kunnen eenvoudig worden toegevoegd en de klanttevredenheid zal in een klap enorm stijgen. Praat eens met uw marketingmanager wat die graag zou willen, deze heeft ongetwijfeld een lijst van wensen ter verbetering van de uitgaande documentenstroom.

Een laatste niet te onderschatten punt is document distributie. Waarom bepaalt ú hoe uw klant zijn documenten ontvangt? Uw klant wil waarschijnlijk veel liever een email of toegang tot een webportal om daar zijn documenten in te zien. Breng uw klant in controle en laat deze bepalen hoe het document wordt gedistribueerd. Met moderne software oplossingen maakt het voor u niet meer uit en kunt u op basis van een eenvoudige aanduiding in het systeem het document via ieder gewenst kanaal verzenden.

Belangrijk bij het investeren in document proces automatisering is dus de keuze te maken of u voor iedere functie een ander pakket wilt selecteren en steeds weer opnieuw bereid bent te investeren of er voor kiest om één keer te investeren in een complete software oplossing welke het hele spectrum van documentstromen en functionaliteit afdekt. Met de laatste keuze zult u veelal het beste af zijn aangezien de uiteindelijke investering een stuk lager ligt en u één pakket in huis haalt waarbij alle functies volledig geïntegreerd zijn. Geen moeilijke – en stortingsgevoelige – data koppelingen dus maar een pakket wat werkelijke alle functionaliteit biedt die u nodig heeft, nu en in de toekomst.

Bijkomend voordeel is dat een dergelijk pakket vaak in hoge mate geïntegreerd kan worden met uw business systemen. Hiermee is het mogelijk voor al uw document processen een nieuwe communicatielaag rond uw business systemen te bouwen welke de volledige communicatie afhandelt voor al deze systemen. Tevens registreert het alle binnenkomende en uitgaande gegevens en maakt deze beschikbaar in uw dagelijkse communicatieprocessen. Geen nieuwe interfaces dus maar integratie in uw bestaande systemen.

Investeren in de toekomst dus bij het oplossen van knelpunten, de enige juiste combinatie op lange termijn.
Te mooi om waar te zijn? Reacties? Stuur me een email en we praten verder!

Deze column is gepubliceerd op Docufacts.nl op 15 juli 2008.

Inmiddels zijn we bijna negen jaar verder en weten we wel beter. Postscript is uit de grafische industrie over komen waaien en heeft de overhand genomen en archiveren doen we in PDF formaat. Er is zelfs een speciale archiveringsvariant van PDF gekomen zodat we in de toekomst de gearchiveerde documenten ook nog kunnen lezen, PDF-A. AFP heeft het dus niet helemaal gemaakt en de documenten wereld is drastisch veranderd en vernieuwd. Het werd ook wel tijd en ik ben benieuwd of de eerder genoemde vakbroeders nog ergens ronddolen. Waarschijnlijk in de gangen van de verlaten mainframe data centra, welke inmiddels grotendeels vervangen zijn door de veel goedkopere Windows -en steeds meer virtuele- servers. Onze nieuwe generatie zorgt dus voor veel hoognodige veranderingen in de nog altijd snel ontwikkelende IT wereld.

Anno 2008 is het document weer hip. Er is zóveel mogelijk en die mogelijkheden worden nog maar ten dele toegepast. Transactionele documenten kunnen worden ingezet als marketing tools, documenten kunnen online worden aangeboden aan de consument of per e-mail verzonden als deze daar om vraagt. Natuurlijk kunnen we ze ook nog gezellig ouderwets in een envelop stoppen en met de post bezorgen. Dit gebeurt dan weliswaar volledig geautomatiseerd met barcodes en camera’s zodat de postkamer er geen omkijken meer naar heeft. Inkomende documenten worden gescand, automatisch herkend en gekoppeld aan het juiste klantdossier. Ook het geautomatiseerde document kom je dus tegen in alle gelederen van de organisatie. Het is erg leuk om in deze industrie werkzaam te zijn en marketing- en IT managers te kunnen wijzen op de enorme mogelijkheden die er zijn anno nu.

Voor mezelf geldt dat ik, na een kort uitstapje in de internetwereld, blij ben weer terug te zijn in deze inmiddels dynamische wereld van electronische documenten. Een nieuwe markt, deze keer in het Caribisch gebied, waar men nog minder bekend is met de mogelijkheden van moderne document proces automation software, want zo noemen we dat als mannen van de document industrie!

Deze column is gepubliceerd op DocuFacts.nl op 15 juni 2008.